Legalne zatrudnienie pracowników w Polsce — niezależnie od tego, czy posiadasz osobowość prawną: Usługi Employer of Record (EOR) dla startupów

Polski przedsiębiorca postanowił otworzyć coworking dla specjalistów z branży beauty, zapewniając im miejsce do pracy i warunki do obsługi klientów. Jednak specjaliści często wykonywali unikalną twórczą pracę (np. fryzury ślubne, makijaż, manicure) i mieli własnych klientów. Istniało również duże ryzyko utraty klientów, których przyciągał sam coworking. Właściciel nie mógł sobie pozwolić na zatrudnienie wszystkich specjalistów na umowę o pracę, ponieważ uczyniłoby to biznes nieopłacalnym.

Korzystając z usługi EOR dla startupów, zarejestrowaliśmy specjalistów na podstawie umowy o dzieło w przypadku pracy twórczej oraz umowy zlecenia w przypadku zadań powtarzalnych, gdzie każda współpraca była ewidencjonowana jako konkretna usługa (np. wykonanie ślubnej stylizacji).

• Przedsiębiorca obniżył koszty podatków i składek, utrzymując rentowność działalności.
• Specjaliści otrzymali legalne umowy, zachowując niezależność.
• Firma uniknęła długoterminowych zobowiązań wobec pracowników.

Mała agencja w Krakowie organizowała wesela i eventy firmowe. Każdy projekt wymagał zaangażowania tymczasowych wykonawców — fotografów, dekoratorów, muzyków — którzy realizowali jednorazowe zlecenia. Agencja nie mogła sobie pozwolić na zatrudnienie ich na podstawie umów o pracę, ponieważ zwiększyłoby to koszty podatkowe i składki na ubezpieczenia społeczne.

EOR dla startupów zarejestrował wykonawców na elastycznych umowach Umowa zlecenie oraz Umowa o dzieło, gdzie każda umowa była powiązana z konkretnym projektem i rezultatem.

• Agencja skutecznie zarządzała kosztami i dostosowywała się do sezonowych wahań w biznesie.
• Wykonawcy otrzymywali przejrzyste warunki płatności, a agencja zapewniła legalną współpracę.
• Właściciel firmy uniknął ryzyka związanego z przekwalifikowaniem umów.

Sieć studiów fitness w Warszawie chciała zatrudnić trenerów do prowadzenia zajęć grupowych i treningów personalnych. Jednak zatrudnienie trenerów na podstawie umowy o pracę (Umowa o pracę) lub umowy cywilnoprawnej (Umowa zlecenie) było zbyt kosztowne. Rozważano zastosowanie Umowy o dzieło w celu optymalizacji kosztów, ale nie było pewności, jakie zadania kwalifikują się do tego rodzaju umowy.

Usługi employer of record dla startupów ustrukturyzowały umowy z trenerami w ramach Umowy o dzieło, jasno określając zadania spełniające wymogi tej formy zatrudnienia:

• Opracowanie spersonalizowanych programów treningowych udokumentowanych w formie pisemnej.
• Jednorazowe warsztaty (np. stretching, trening siłowy lub podstawy żywienia).
• Tworzenie kursów wideo do zajęć online.
• Pisanie artykułów i treści edukacyjnych dla studia.

• Studio fitness obniżyło koszty podatkowe i składek na ubezpieczenia społeczne.
• Każda umowa była poprawnie sformułowana, co wyeliminowało ryzyko przekwalifikowania.
• Trenerzy korzystali z legalnej i elastycznej współpracy, zachowując możliwość niezależnej pracy.
• Właściciele studia utrzymali rentowność, skutecznie zarządzając liczbą pracowników i obciążeniem pracą.

Mała agencja w Poznaniu tworzyła treści i promowała lokalne firmy. Ich projekty różniły się skalą, dlatego potrzebowali różnych specjalistów — copywriterów, grafików i menedżerów mediów społecznościowych. Zatrudnianie ich na pełen etat nie było opłacalne finansowo.

Firma EOR zarejestrowała specjalistów na podstawie umowy o dzieło, gdzie każda umowa była powiązana z konkretnym zadaniem, takim jak napisanie treści reklamowych lub zaprojektowanie logo.

• Agencja płaciła tylko za wykonane dzieła, ograniczając stałe koszty.
• Specjaliści otrzymywali wynagrodzenie bez długoterminowych zobowiązań.
• Właściciel firmy unikał skomplikowanych formalności związanych z podatkami i umowami.

Polski startup uruchomił internetową szkołę programowania i potrzebował instruktorów do prowadzenia kursów. Zajęcia odbywały się nieregularnie, w zależności od liczby zapisów, a niektóre zadania miały charakter projektowy (np. opracowanie materiałów szkoleniowych). Ze względu na wysokie obciążenia podatkowe i długoterminowe zobowiązania, nie mogli zatrudnić instruktorów na podstawie Umowy o pracę.

Firma EOR zaproponowała elastyczne rozwiązanie:

• Umowa zlecenie dla instruktorów prowadzących jedynie zajęcia.
• Umowa o dzieło dla instruktorów wykonujących mierzalne zadania.

Zadania objęte Umową o dzieło obejmowały:

• Opracowanie programów kursów.
• Tworzenie lekcji wideo do użytku online.
• Pisanie przewodników do nauki i materiałów dydaktycznych.
• Projektowanie egzaminów końcowych i narzędzi oceny.

• Startup zachował elastyczność zatrudnienia w zależności od sezonowego naboru.
• Instruktorzy pracujący na podstawie Umowy o dzieło otrzymywali wynagrodzenie za wykonane zadanie, zachowując niezależność.
• Firma EOR zarządzała umowami w sposób zgodny z prawem, eliminując ryzyko przekwalifikowania.
• Startup zminimalizował koszty podatkowe, przeznaczając zaoszczędzone środki na promocję kursów.

Polski student Tomasz pasjonował się tworzeniem stron internetowych i stworzył platformę do automatyzacji rezerwacji stolików w kawiarniach i restauracjach. Jego pomysł polegał na udostępnieniu przedsiębiorcom prostego narzędzia do zarządzania rezerwacjami, które umożliwia klientom wybór stolika online oraz określenie dodatkowych preferencji (np. „stolik przy oknie”).

Tomasz opracował podstawowy prototyp platformy, ale aby poprawić design i zintegrować system z terminalami POS, potrzebował pomocy znajomych. Jeden zajmował się front-endem, drugi testował system, a trzeci pomagał w back-endzie.

Gdy pojawili się pierwsi zainteresowani klienci (właściciele kawiarni), zaczęli prosić o oficjalne faktury. Tomasz zdał sobie sprawę, że:

• Rejestracja JDG (jednoosobowej działalności gospodarczej) wiąże się z obowiązkowymi składkami ZUS, zaliczkami na podatek i kosztami księgowości, na które nie mógł sobie pozwolić.
• Samodzielne zajmowanie się formalnościami odciągałoby go od rozwijania platformy.

W tym momencie zwrócił się do naszej firmy EOR.

• Tomasz kontynuował rozwój swojej platformy bez konieczności zajmowania się rejestracją działalności gospodarczej i księgowością.
• Jego zespół otrzymywał wynagrodzenie na podstawie umowy o dzieło, a Tomasz wystawiał klientom legalne faktury za pośrednictwem naszej firmy EOR.
• Platforma w ciągu pierwszych dwóch miesięcy przyciągnęła 15 restauracji. Dzięki wdrożonemu modelowi subskrypcyjnemu miesięczne przychody Tomasza systematycznie rosły.
• W ciągu sześciu miesięcy Tomasz rozwinął platformę, pozyskał 50 klientów z branży gastronomicznej i rozpoczął poszukiwania inwestorów na ekspansję zagraniczną.

Dzięki wsparciu naszej firmy EOR Tomasz przekształcił swój pomysł IT w dochodowy biznes, unikając kosztów i zawiłości związanych z rejestracją JDG lub spółki. Zapewniliśmy mu nie tylko wsparcie prawne i administracyjne, ale także pomogliśmy w rozwoju i promocji projektu, co przyczyniło się do sukcesu jego startupu.